Les concepts

Le mode de prise en charge

Les prises en charge en ambulatoire sont des parcours standardisés par les autorités compétentes. Ces parcours de soins consistent à réaliser, par le patient des étapes successives qui précèdent ("PREOPERATOIRE") ou suivent ("POSTOPERATOIRE") l'intervention. Pour optimiser la réalisation de chacune de ces étapes, différents services sont mis à disposition pour communiquer avec le patient:

• Des questionnaires personnalisés qui sont mis à disposition à des périodes spécifiques du parcours (questionnaire J-1 ou J+1) ;
• Des fiches conseil qui sont disponibles tout au long du parcours ;
• Des constantes qui sont mises à disposition uniquement lors de la phase postopératoire (phase de surveillance).

Le contenu ainsi que, pour certains éléments, leur période de mise à disposition côté application mobile sont paramétrés dans le "mode de prise en charge". Ces modes de prise en charge sont définis par des référents internes à l'établissement et sont dépendants de l'organisation mise en place pour superviser les parcours.

A partir du moment où un "mode de prise en charge" est affecté à un dossier, le patient accède à ce mode de prise en charge présentant des questionnaires, des conseils et des constantes spécifiques, Le principal objectif des services AMBULIS est d'inciter le patient à prendre connaissance des informations liées à son intervention et à collecter des données (questionnaires et constantes).

Dans le "mode de prise en charge", le nombre de jours d'observation post-opératoire doit être préalablement défini. Cela implique, qu'à la fin de prise en charge, le patient ne sera plus en capacité d'enregistrer de nouvelles données à partir de l'application mobile. L'application mobile AMBULIS est automatiquement désactivée, uniquement les fiches conseils restent accessibles en consultation.

La solution AMBULIS permet à nos clients de personnaliser autant de "mode de prise en charge" que souhaité. Veuillez-vous référer à votre administrateur AMBULIS si vous souhaitez ajouter un nouveau mode de prise en charge à la liste en cours.

Les phases Pré et Postopératoires

La prise en charge ambulatoire est organisée autour de la date de l'intervention. Deux phases majeures sont ainsi définies:

• PRÉOPERATOIRE
• POSTOPERATOIRE

Chaque phase peut être jalonnée de plusieurs questionnaires qui sont construits et mis à disposition à des moments précis dans le parcours.

Du fait que les objectifs soient différents dans ces deux phases de la prise en charge, le suivi du dossier patient s'effectue dans deux pages différentes de la console de suivi.

Le tableau de bord

Comme mentionné ci-dessus, le tableau de bord de la console de suivi est divisé en deux parties consultables sur 2 pages distinctes. Sur chaque page, les dossiers patients sont affichés en fonction des options de configuration de tri choisies, comme par exemple l'ordre chronologique des dates d'intervention, des plus proches en tête de liste aux plus éloignées en bas de liste.

Chaque dossier patient est représenté par une ligne où sont présentés les informations détaillées du patient telles que:

• La date d'intervention
• Le numéro du dossier
• Le genre
• Le prénom, nom d'usage et nom de naissance
• Le numéro de tel. Portable
• Le statut d'activation de l'application mobile
• Le mode de prise en charge
• Le chirurgien et/ou l'unité fonctionnelle
• Le statut du questionnaire en cours
• L'historique des statuts des questionnaires précédents

Certaines informations sont spécifiques d'une phase:

• PRÉOPÉRATOIRE:
  • Date et heure d'intervention, heure de convocation
• POSTOPÉRATOIRE:
  • Suivi des statuts des constantes (douleur, température, etc.)

Par défaut, la page d'accueil de la console de suivi est la partie "Préopératoire" du tableau de bord.

Pour atteindre la partie postopératoire, cliquez sur le bouton "Postopératoire" en haut de page.

De manière automatique, les dossiers dont la date de fin d'observation est dépassée sont masqués de la liste. Veuillez-vous reporter au chapitre Suivi du dossier pour plus de détails.

Mise à jour des données patient

Afin de garantir aux utilisateurs de la console de suivi, une consultation de données patient à jour, le tableau est actualisé automatiquement toutes les 3 minutes 30 secondes avant ce rafraîchissement, un message en bas de page s'affiche permettant de reporter le rafraichissement de 3 minutes supplémentaires

Les canaux de communication avec les patients

AMBULIS permet de proposer aux patients des questionnaires à renseigner selon plusieurs canaux de communication.

Trois canaux sont disponibles :

• Le canal principal est l'application mobile
• Le second est le SMS. Ce dernier est utilisé en mode supplétif, c'est-à-dire qu'il n'est envoyé au patient que si le statut d'activation de l'application n'est pas activé ou non activable
• Le dernier est l'appel téléphonique

Vous êtes libres de choisir, lors de la conception des modes de prise en charge, de ne privilégier que deux d'entre eux ou l'ensemble des canaux à disposition. Cependant, par retour d'expérience, nous observons que plus vous aurez de canaux à disposition, plus vous obtiendrez de retour de la part des patients.

Application mobile

L'application mobile permet :

• la consultation de fiche conseil
• la saisie de constante
• le renseignement de questionnaire

Le patient peut être sollicité à communiquer des informations aux soignants via l'envoi de notifications push.

SMS

Deux scénarios sont possibles :

• Si la question SMS n'est pas configurée dans le mode de prise en charge, un SMS contenant un lien WEB est envoyé au patient. Ce dernier lui permet de répondre à la totalité du questionnaire applicatif via la connexion à ce lien WEB.

• Si la question SMS est configurée dans le mode de prise en charge, le patient reçoit une question SMS auquelle il peut répondre par SMS

Le statut du questionnaire en cours

Généralités

Les pastilles de couleurs permettent de réaliser le suivi des statuts de questionnaires tout au long du parcours du patient. Elles permettent une compréhension rapide et facile de l'état de renseignement du questionnaire et du niveau d'acceptabilité des réponses données en fonction de ces différents éléments:

1. La première pastille indique la mise à disposition d'un questionnaire au moment de la consultation du statut. Si elle est verte, cela signifie qu'un questionnaire est accessible
2. Dans le cas où le questionnaire
   1. n’est pas complété, la seconde pastille indique l’état ainsi que le canal d’envoi du message incitant le patient à saisir une réponse.
      • Si la pastille est verte, la notification applicative ou le SMS ont bien été envoyés
      • Si la pastille est orange, la notification applicative ou le SMS sont en cours d’envoi
      • Si la pastille orange contient l’icône opérateur, cela signifie que le patient a tenté d’être joint par l’équipe médicale sans succès.
      • Si la pastille est rouge, la notification applicative ou le SMS n’ont pas pu être envoyés.
   2. est répondu, la seconde pastille indique l’origine du canal de réponse au questionnaire.
      • Si la pastille verte contient l’icône SMS, cela signifie que le patient a répondu à une question SMS simple
      • Si la pastille verte contient l’icône App, cela signifie que le patient a répondu au questionnaire détaillé par l’app ou par le web.
      • Si la pastille verte contient l’icône opérateur, cela signifie que le questionnaire a été complété via la console de suivi après appel du patient.
3. La dernière pastille indique le niveau d'acceptabilité de la réponse donnée par le patient au questionnaire

Lorsque la dernière pastille est orange ou rouge :

En positionnant votre curseur sur les pastilles, les questions défavorablement répondues sont affichées.

Le détail des réponses du patient est affiché dans la timeline du dossier patient. Ce dernier est accessible en cliquant sur la ligne patient depuis la file active.

Les différentes combinaisons

Le statut de questionnaire affiché est toujours celui du questionnaire le plus récent dans le passé, jusqu'à ce qu'un nouveau questionnaire soit disponible et entraîne la réinitialisation du statut. Lorsqu'il n'y a pas de questionnaire antérieur, le statut du questionnaire présente les trois pastilles en niveau gris.

Dans la figure suivante, l'ensemble des combinaisons possibles dans l'affichage des statuts de questionnaire est indiqué.

Dans la condition où la troisième pastille est de couleur orange ou rouge, positionnez votre curseur de souris sur l'une des trois pastilles afin d'afficher une pop-up listant la ou les questions défavorablement répondues.

Statut spécifique au questionnaire accessible par lien web

Le questionnaire accessible par lien web est envoyé avec un statut "SMS" et est automatiquement modifié par un statut d'origine "smartphone" lorsque ce dernier est répondu.

Statut spécifique à la question SMS

Spécifique au canal SMS, le statut ci-dessous permet de mettre en avant une réponse donnée par le patient qui ne correspond pas à celle attendue et donc considérée par ce dernier comme non valide.

Exemple

On demande au patient de saisir une valeur de douleur de 0 à 10. Le patient saisit une valeur de douleur et ajoute "merci" à sa réponse
La réponse « 0 merci » n'est pas reconnue comme une réponse valide permettant de reporter un niveau d'acceptabilité. Le statut du questionnaire est, dès lors, mis à jour pour inciter le coordinateur à valider ou non, manuellement, la réponse donnée par le patient.

Historique des questionnaires

Le tableau de bord affiche le dernier statut de réponse de l'ensemble des questionnaires des précédents jours.

Les pastilles grises signifient que le patient n'a pas répondu au questionnaire. Si un changement manuel du statut est réalisé sur le questionnaire, la pastille de l'historique sera de la couleur du dernier statut positionné manuellement.

En positionnant votre curseur sur une pastille en niveau orange ou rouge, les questions défavorablement répondues s'affichent.

Le statut des constantes

Les constantes sont uniquement accesibles à la saisie lors de la phase post-opératoire. La siaisie des constantes depuis l'application mobile sont à la discrétion des patients. Cette accessibilité expire à partir du moment où la durée de suivi post-opératoire fixée dans le mode de prise en charge est dépassée.

Pour visualiser les constantes :

• Positionner le curseur sur les pastilles de couleur des constantes. Une pop-up affiche le détail des constantes renseignées en niveau orange et rouge
• L'affichage des pastilles de constantes est réinitialisé après l'acquittement d'une alerte. Veuillez-vous reporter au chapitre Suivi du dossier pour plus de détails concernant l'acquittement.

Une pastille grise signifie qu'il n'y a pas de seuil appliqué sur la constante renseignée.

Le SMS de convocation

Le SMS de convocation a pour objectif de rappeler au patient ses informations de date et heure d'intervention, ainsi que son heure de convocation. Son envoi est conditionné à la saisie de l'heure d'intervention et de convocation dans le dossier du patient. La planification de la date et de l'heure d'envoi automatique de ce SMS de convocation est effectuée via le document de configuration et est personnalisable par mode de prise en charge.

Si ces informations ne sont pas saisies dans le dossier, ce SMS de convocation ne sera pas envoyé.

Par défaut, la date et l'heure de sortie renseignée correspondent à la date et heure d'intervention. Cependant, le coordinateur peut manuellement les modifier via son interface.

L'heure de convocation est également automatiquement définie quand l'heure d'intervention est renseignée par le coordinateur. Le délai appliqué en temps entre l'heure de convocation et d'intervention est défini dans le document de configuration et est personnalisable par mode de prise en charge.